Les macros Word sont des merveilles en un clic qui vous permettent de programmer des procédures complexes à lancer à votre guise. Voici quelques exemples pour vous aider à démarrer. L'un crée l'en-tête de votre entreprise ; le second insère des tableaux pré-formatés ; et le troisième définit et conçoit des formats de livres personnalisés.
REMARQUE : Vous verrez des instructions avec des chaînes de frappes qui sont des macro-instructions pour repositionner votre curseur. Assurez-vous de les copier exactement tels qu'ils sont écrits.
Configurer, définir et enregistrer des macros
Étape 1 : Configurer la macro
A. Sélectionnez l'onglet Affichage, puis cliquez surMacros>Enregistrer une macro.
B. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro, saisissez un nom et une description pour la macro. Suivez ces règles pour le nom :
- Les noms de macro doivent commencer par une lettre et utiliser des lettres ou des chiffres. Vous ne pouvez pas utiliser d'espaces, de caractères non alphanumériques ou de points.
- Les noms de macro peuvent comporter 80 caractères maximum
- Les noms de macro ne peuvent pas entrer en conflit avec les commandes réservées du programme ou les mots-clés tels que Imprimer, Enregistrer, Copier, Coller.
- Les descriptions ne sont que des notes qui résument la fonction de la macro.
C. Pour le champ Stocker la macro dans, choisissezTous les documentspour exécuter cette macro dans tous vos documents Word, ou sélectionnez le document actuel (affiché par nom de fichier) pour utiliser cette macro uniquement dans le document actuel. Cliquez surD'ACCORD.
D. Ensuite, dans le panneau Affecter la macro à, cliquez surBoutonouClavier(raccourci) pour la méthode utilisée pour accéder et exécuter la macro.
Note:La plupart des touches de raccourci sont déjà utilisées par le système. Même si vous pouvez écraser bon nombre de ces raccourcis, il est beaucoup plus facile d'attacher votre macro à un bouton.
Étape 2 : Ajouter un bouton de macro à la barre d'outils d'accès rapide
Cliquez surBoutonet l'écran Options Word/Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide s'ouvre. Sur cet écran, localisez votre macro, sélectionnez-la/mettez-la en surbrillance, puis cliquez surAjouter. Word copie la macro du panneau Macros de gauche vers le panneau de la barre d'outils d'accès rapide de droite.
B. CliquezModifier, choisissez une icône pour représenter votre bouton de macro, puis cliquez surD'ACCORD.
C. Lorsque vous avez terminé, cliquez surD'ACCORDà nouveau pour sortir.
Étape 3 : Enregistrer la macro
Entrez les frappes que vous souhaitez que la macro enregistre. (Voir « A » ci-dessous.)
Étape 4 : arrêter l'enregistrement
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez à nouveau l'onglet Affichage, puis cliquez surArrête d'enregistrer.(Voir "B" ci-dessous.)
Note:Notez que votre bouton de macro personnalisé apparaît dans la barre d'outils Accès rapide. Pour exécuter à nouveau la macro, cliquez simplement sur ce bouton.
Trois macros simples et rapides
Macro 1 : Papier à en-tête de l'entreprise
La plupart des entreprises ont remplacé le papier à en-tête imprimé par le numérique. Prenez un peu de temps une fois pour enregistrer cette macro, et vous pourrez déposer votre en-tête sur un document en une seconde facile.
Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus. Nommez la macro (pour cet exemple) BranchesLetterhead. Ensuite, pour l'étape 3 (la macro est en cours d'exécution), suivez ces instructions de macro :
A. Dans l'onglet Insertion, sélectionnezDes photos. Accédez au dossier contenant le logo de votre entreprise, sélectionnez cette image et cliquez surInsérer.
B. Dans la boîte de dialogue Options de mise en page, sélectionnez l'une des options d'habillage du texte, puis fermez la boîte de dialogue. Appuyez sur la touche Échap pour désélectionner le graphique, puis appuyez une fois sur la touche Fin et une fois sur la touche Tab.
C. Saisissez le nom de l'entreprise :Succursales, Inc.. Mettez le nom en surbrillance. Cliquez sur la liste déroulante dans le groupe Police ; choisissez une police et une taille de police. Appuyez une fois sur la touche Fin, puis appuyez trois fois sur la touche Entrée. Ensuite, appuyez deux fois sur la flèche vers le haut, puis appuyez sur Maj + Bas, Bas (appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée tout en appuyant simultanément deux fois sur la touche fléchée vers le bas).
D. Sélectionnez une police de caractères (pour cet exemple, je choisis quelque chose sans empattement comme Arial ou Helvetica), sélectionnez une taille (11 points dans cet exemple), puis appuyez une fois sur la touche Accueil et deux fois sur la touche Tab.
E. Saisissez les informations d'adresse, puis appuyez trois fois sur la touche Entrée.
F. Dans le menu principal, cliquez surInsérer>Texte, puis cliquez sur leInsérer la date et l'heurebouton. Choisissez un format de date dans la boîte de dialogue Date et heure, cochez la caseMettre à jour automatiquementcase, puis cliquez surD'ACCORD.
G. Mettez en surbrillance et remplacez la police de la date et de l'heure par la police de caractères standard de votre entreprise.
H. Enfin, mettez en surbrillance la lettre « B » dans Branches et augmentez la taille de la police à 60.
I. À partir de l'étape 4 ci-dessus, sélectionnez à nouveau l'onglet Affichage, puis cliquez surArrête d'enregistrer.
Maintenant, chaque fois que vous avez besoin de papier à en-tête, cliquez simplement sur le bouton de macro BranchesLetterhead dans la barre d'outils Accès rapide.
Macro 2 : Insérer des tableaux prédéfinis
Mon amie Carrie a créé un rapport hebdomadaire qui comprenait un tableau avec des mesures, des colonnes, des lignes et des en-têtes spécifiques. Elle avait l'habitude de copier et coller un modèle de tableau qu'elle créait dans chaque nouveau document, mais il était toujours incohérent et déformé. Une macro de table était une meilleure solution.
Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus. Nommez la macro (pour cet exemple, CorpRptTable). Ensuite, pour l'étape 3 (la macro est en cours d'exécution), suivez ces instructions de macro :
A. Dans l'onglet Insertion, cliquez surTableau.
B. Dans la boîte de dialogue Insérer un tableau, faites glisser votre curseur horizontalement sur la grille pour sélectionner le nombre de colonnes nécessaires, puis faites glisser vers le bas pour sélectionner les lignes. Lorsque la grille est de la bonne taille, cliquez sur la souris.
C. Saisissez les en-têtes suivants sur la ligne du haut :Contributeur, Profession, Lieu, Projet et Don.
D. Avec le curseur toujours positionné à la fin du mot Donation dans la colonne 5, ligne 1 : maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, puis appuyez cinq fois sur la touche fléchée gauche.
E. Avec la première ligne en surbrillance, accédez à l'onglet Accueil et cliquez surGroupe de paragraphes. Cliquez sur l'icône du texte justifié au centre, puis, dans le groupe Polices, cliquez surGras. Cliquez une fois sur la touche Flèche vers la gauche pour repositionner le curseur dans la cellule A1.
Note:Lorsque votre curseur se trouve n'importe où dans le tableau, le ruban affiche un nouvel ensemble d'onglets appelé Conception des outils de tableau et Disposition des outils de tableau.
F. Avec le curseur toujours sur A1, sélectionnezOutils de tableau>Mise en page. Dans le groupe Taille de cellule, cliquez sur leLargeur des colonnes du tableauet cliquez sur les flèches pour ajuster la largeur de la colonne vers le haut ou vers le bas. Réglez la première colonne sur 1,2 pouces. Appuyez une fois sur la touche Tab, puis sur la flèche gauche pour repositionner le curseur dans la colonne suivante.
Note:Si l'en-tête de colonne est mis en surbrillance, la nouvelle largeur de colonne n'affecte que cette seule ligne.
G. Avec le curseur dans la deuxième colonne avant le O dans Profession, allez dans Outils de tableau et cliquez surMise en page>Zone Taille de celluleet définissez Largeur de colonne de tableau > 1,2 pouces.
H. Ajustez les colonnes restantes à ces paramètres : Emplacement 1,7 pouces, Projet 1,5 pouces et Dons 1,0 pouces.
I Appuyez sur Ctrl+Fin pour repositionner votre curseur juste à l'extérieur et sous le tableau, puis tapez :Figure 1.
J. À partir de l'étape 4 ci-dessus, sélectionnez à nouveau l'onglet Affichage, puis cliquez surArrête d'enregistrer.
Macro 3 : créer des formats de livre personnalisés
Si vous créez des publications internes, créez une macro qui définit un format personnalisé pour chacune. En fait, vous pouvez simplement créer un format, puis le modifier et le réenregistrer pour l'adapter aux formats individuels.
Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus. Nommez la macro (pour cet exemple) Book8x5Format. Ensuite, pour l'étape 3 (la macro est en cours d'exécution), suivez ces instructions de macro :
A. Dans l'onglet Mise en page, cliquez surMise en page>Taille.
B. SélectionnezPlus de formats de papierdans le menu déroulant.
C. Dans la boîte de dialogue Mise en page, sélectionnez l'onglet Papier, cliquez surTaille de papier, Alors choisiCoutumedans la liste déroulante.
D. Entrez une taille de largeur de 5,5 pouces et une taille de hauteur de 8,5 pouces et cliquez surD'ACCORD.
E. Encore une fois, dans le groupe Mise en page de l'onglet Mise en page, cliquez sur leMargebouton.
F. SélectionnezMarges personnaliséesdans la liste déroulante.
G. Dans la boîte de dialogue Mise en page, choisissez l'onglet Marges.
Note:Vous devez d'abord ajuster les paramètres de pages, en sélectionnant plusieurs pages, car ce paramètre modifie les champs de marge.
H. Depages>Pages multiples, sélectionnerNormaldans la liste déroulante. Pour les feuilles par Booklaissez, sélectionnezTous.
I. Entrez les marges : Haut = 1, Bas = 1, Gauche = 0,5, Droite = 0,5, Gouttière = 0,3 et Position de la gouttière = Gauche.
J. Pour Orientation, choisissezPortrait, puis cliqueD'ACCORD.
Note:L'image dans le volet Aperçu montre cette mise en page avec des marges et des gouttières.
K. Ensuite, sélectionnezParagraphesous l'onglet Mise en page. Clique leRetraits et espacementonglet g.
L. Dans le panneau Général, sélectionnezAlignement= Justifié ; Niveau hiérarchique = Corps du texte.
M. Dans le panneau Indentation, sélectionnez Left = 0 ; Droite = 0 ; Spécial = Première Ligne ; Par = .25.
N. Dans le panneau Espacement, sélectionnez Avant = 0 ; UNFter = 0 ; Interligne = Multiple ; À = 1,25. Et cliquezD'ACCORD.
O. Entrez un paragraphe ou deux de texte générique. Faites un clic droit et choisissezmodesdepuis le menu contextuel contextuel. Dans la boîte de dialogue Styles, sélectionnez la feuille de style de votre entreprise (CorpStyle) dans la liste.
REMARQUE : Si votre entreprise n'a pas de feuille de style, sélectionnezNormal. N'hésitez pas à lire notre tuto surcréation de feuilles de styleaprès avoir terminé cette macro.
P. Ensuite, sélectionnez l'onglet Insertion et accédez au groupe En-tête et pied de page. Clique leEntêteet choisissez un style dans la liste, puis saisissez le texte de l'en-tête.
Note:Notez que le menu Conception d'en-tête et de pied de page apparaît.
Q. Dans le groupe Options, cochez les cases pourDifférentes pages paires et impaires. Faites un clic droit pour le menu contextuel, sélectionnez le paragraphe et choisissezAlignment: Droit(pour l'en-tête de page impaire). Ensuite, faites défiler jusqu'à la section Pied de page : faites un clic droit, sélectionnezNuméro de page>Bas de la page>Numéro ordinaire 3(le placement justifié à droite).
R. Insérez un saut de page, puis répétez les étapes P et Q ci-dessus pour ajouter des en-têtes et des pieds de page aux pages paires.
S. À partir de l'étape 4 ci-dessus, sélectionnez à nouveau l'onglet Affichage, puis cliquez surArrête d'enregistrer.
