Self-billing en Reversed Billing Makkelijk door deze Software (2024)

Een ideale wereld voor ondernemers zou zijn als je geen facturen meer hoeft te sturen. Je klanten weten wat ze moeten betalen en maken het bedrag zonder enig probleem over. Klinkt dit als een utopie? Dat is het niet meer dankzij self-billing. Stel je eens voor, je klanten maken zelf de facturen die je ze moet sturen en betalen deze ook nog eens.

Dit is niet langer een droom, maar is door self-billing mogelijk geworden. Lees snel verder om meer te leren over self-billing en hoe het eigenlijk werkt. Ik heb alle praktische informatie voor je op een rijtje gezet en de beste online boekhoudprogramma’s gevonden die je kan gebruiken voor self-billing. Ook vertel ik je meer over de voordelen van self-billing en welke eisen de belastingdienst hieraan stelt.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware voor self-billing:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• Moneymonk – Beste voor kleine bedrijven en ZZP
• AFAS – Beste voor bedrijven met meerdere werknemers

Wat is self-billing precies?

Een klant die zijn eigen factuur opstelt. Dat klinkt als de omgedraaide wereld. Toch is dit zeker wat self-billing, ook wel reversed billing genoemd, inhoudt. Hoe langer je er over nadenkt, hoe normaler het lijkt. Immers, je klanten weten precies hoeveel ze hebben gekocht van je en voor welke prijs. Waarom zou jij dan nog een factuur moeten maken, terwijl je klant al deze informatie al heeft? Het kan dus veel handiger zijn als je klant zijn eigen factuur maakt. Dit is self-billing in een notendop.

Het hele facturatieproces wordt dus omgedraaid en foutieve inkoop-facturen kunnen zo tegen worden gegaan. Het proces begint zoals gewoonlijk, jij en je klant komen een hoeveelheid en een prijs overeen. Vervolgens lever je de goederen of diensten naar volle tevredenheid van je klant. Op dit moment wijzigt het proces. Op het moment dat alles geleverd is, maakt jouw klant een self-billing factuur met alle correcte hoeveelheden en prijzen voor de goederen of diensten die geleverd zijn. Na een snelle controle van jouw kant wordt de factuur betaald. Makkelijker kan het bijna niet!

De vele voordelen van self-billing

De afgelopen tijd wint self-billing aan populariteit en zie je steeds meer bedrijven die het gebruiken. Het is dus duidelijk dat er veel voordelen zijn aan het gebruik van self-billing, maar wat precies? Het belangrijkste voordeel is misschien nog wel de tijdwinst voor zowel jij als je klanten. Zelf hoef je geen tijd meer te besteden aan het maken van facturen en zorgen dat alle informatie klopt. Het enige wat je nog hoeft te doen is de factuur die je klant maakt checken. Voor je klanten is het ook een stuk makkelijker, zij hoeven niet langer inkoopfacturen te checken en na te kijken. Hierdoor hoeven er geen creditnota’s meer gemaakt worden en daalt het aantal dubbel betaalde facturen sterk.

Een ander bijkomend voordeel is dat je facturen over het algemeen sneller betaald zullen worden. Immers, je klanten hoeven geen tijd meer te besteden aan het checken of inboeken van facturen. Als de factuur gemaakt is, kan deze bijna direct betaald worden. Self-billing levert dus niet alleen tijd op, maar kan in economisch zware tijden dus ook positief bijdragen aan je cash-flow.

Net zoals alles in het leven is het niet alleen rozengeur en maneschijn. Er kunnen ook wat nadelen aan self-billing kleven. Je klanten moeten er akkoord mee gaan om het hele facturatieproces te veranderen. Ook zal je eenmalig je werknemers of jezelf moeten opleiden op het gebied van self-billing. Echter, met goede afspraken en een grote potentiële tijdwinst zal het niet moeilijk zijn om je klanten en je personeel te overtuigen!

Voor welke organisaties is self-billing het meest geschikt?

Ondanks de vele voordelen van self-billing is het voor sommige organisaties meer geschikt dan voor andere organisaties. Het kost aardig wat tijd en moeite om alle processen goed in te richten, dus het is belangrijk om jezelf af te vragen of het de investering waard is om op self-billing over te stappen.

Werk je als zzp-er voor een klant die met veel andere zzp-ers werkt? Dan kan het voor je klant nuttig zijn om over te stappen op self-billing. Ze kunnen dan namelijk zelf de facturen maken, waardoor minder snel fouten worden gemaakt. Daarnaast zie je veel bedrijven in de zorg en bedrijven die actief zijn in veilingen self-billing gebruiken.

De eisen van de belastingdienst

Als je nu al helemaal overtuigd bent van self-billing, dan denk je misschien: wat vindt de belastingdienst hier allemaal van? Gelukkig is het antwoord positief. De belastingdienst staat self-billing toe en vindt het geen enkel probleem. Natuurlijk is het wel belangrijk dat alle partijen akkoord zijn gegaan met het gebruik van self-billing. Je moet dit dus altijd in overleg met je klanten en leveranciers doen. Daarnaast blijft de verkoper (de leverancier) verantwoordelijk voor de correcte facturatie en afdracht van de btw.

Net zoals alle facturen zijn er wel een aantal eisen waaraan een self-billing factuur moet voldoen. Allereerst gelden dezelfde eisen als een normale factuur, dus zorg er altijd voor dat een self-billing factuur hieraan voldoet. Ook is het belangrijk dat het volgende op de factuur staat: ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Hierdoor kan de belastingdienst zien dat het om een self-billing factuur gaat. Mocht er wat fout gaan met de factuur dan is dat makkelijk op te lossen. De factuur kan ongeldig worden verklaard als de leverancier op tijd op de hoogte wordt gesteld. Je kan er dan voor kiezen om zelf een factuur te sturen of om je klant een nieuwe factuur te laten maken.

Kan mijn klant niet gewoon een creditnota sturen?

Na het lezen van al deze informatie zal je misschien denken, waarom kan mijn klant niet gewoon creditnota sturen? Dat klinkt hetzelfde en is misschien makkelijker. Helaas is dit niet het geval. Een creditnota wordt namelijk vanuit de naam van je klant verstuurd, het is een factuur met een negatief bedrag. Een self-billing factuur is een factuur die vanuit jouw naam wordt verstuurd, maar die door jouw klant is gemaakt. Er is dus een wezenlijk verschil.

Daarnaast ontstaat er ook een probleem met de belastingdienst op het moment dat je klanten je creditnota’s sturen in plaats van self-billing facturen. Creditnota’s mogen alleen gebruikt worden om eerdere facturen te corrigeren. Ze kunnen dus niet gebruikt worden om nieuwe omzet te facturen. Dit zal leiden tot problemen bij de btw-aangifte en uiteindelijk tot problemen met de belastingdienst. Doe dit dus ook niet!

De makkelijkste manier om met self-billing te werken: online boekhoudprogramma’s

Als je opzoek bent naar de beste manier om met self-billing te werken ben je aan het goede adres. Ik heb namelijk self-billing erg lang onderzocht en de beste online boekhoudprogramma’s gevonden als je met self-billing wil werken. Of je nu self-billing facturen van je klanten ontvangt, of self-billing facturen voor je leveranciers moet maken, met deze drie toppers zit je altijd goed!

Functies Exact Online

Functies Moneymonk

Functies AFAS

Veel gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.